Huishoudelijk reglement - Dorpsraad Hensbroek

HUISHOUDELIJK REGLEMENT DORPSRAAD HENSBROEK-WOGMEER

Dit reglement is opgesteld naar aanleiding van artikel 11 van de statuten van de Stichting Dorpsraad Hensbroek-Wogmeer, verder genoemd “Dorpsraad”, waarbij het bestuur de volgende onderwerpen nader wenst te regelen:

ARTIKEL 1. Werkgebied

Het werkgebied van de Dorpsraad bestaat uit de kernen Hensbroek en Wogmeer binnen de gemeente Koggenland.

ARTIKEL 2. Taak en verantwoording van de Dorpsraad

De Dorpsraad is opgericht ter bevordering van de leefbaarheid van Hensbroek-Wogmeer. De Dorpsraad treedt op als belangenbehartiger en kan het eerste aanspreekpunt van de gemeente zijn. De Dorpsraad voorziet de gemeente van gevraagde en ongevraagde adviezen. De Dorpsraad vergadert ten minste zes keer per jaar, waarvan ten minste twee vergaderingen openbaar zijn.

De Dorpsraad zal opereren binnen het participatiebeleid zoals vastgesteld door de gemeente Koggenland met betrekking tot onderlinge afspraken en afstemmingen.

De Dorpsraad is, wat betreft financiën, geheel afhankelijk van subsidie van de gemeente Koggenland. Deze subsidie wordt na goedkeuring van de jaarlijkse begroting en verantwoording opnieuw verleend.

ARTIKEL 3. De Dorpsraad Hensbroek-Wogmeer

Samenstelling dorpsraadleden

De leden van de Dorpsraad dienen een representatief beeld te geven van de buurten en instellingen van Hensbroek-Wogmeer. Ze dienen ten minste 18 jaar oud te zijn en woonachtig in Hensbroek of Wogmeer.

De Raad kiest uit zijn midden een dagelijks bestuur, bestaande uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester, evenals desgewenst een vicevoorzitter.

Aantal raadsleden

Het aantal leden van de Dorpsraad bedraagt minimaal drie en maximaal acht.

Achtergrond raadsleden

Politieke partijen mogen zich niet laten vertegenwoordigen in de Dorpsraad.

ARTIKEL 4. Vergaderingen

Openbare vergaderingen

Openbare vergaderingen dienen ten minste zeven dagen van te voren bekend te worden gemaakt;
De vergadering dient, indien mogelijk, te worden gehouden binnen de dorpen, met als uitgangspunt Dorpshuis ‘De Oude School’;
De vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter of diens vervanger;
De vergadering is openbaar.

Jaarvergadering

Op de jaarvergadering komen in elk geval aan de orde:

Vaststelling notulen vorige jaarvergadering;
Goedkeuring jaarverslag, de staat van baten en lasten en verantwoording;
Verslag kascommissie en de benoeming van de kascommissie voor het volgende jaar;
Samenstelling bestuur volgende jaar. Kandidaten voor de functie van bestuurslid van de Dorpsraad kunnen zowel door het bestuur als door bewoners worden voorgedragen. De kandidaatstelling dient schriftelijk te gebeuren en is mogelijk tot 24 uur voor de jaarvergadering.

Interne bestuursvergaderingen

De interne vergaderingen zijn in principe besloten;
Indien gewenst zal het bestuur personen of instellingen uitnodigen als de situatie daarom vraagt.

ARTIKEL 5. Taken en bevoegdheden van de voorzitter

Heeft de algemene leiding van, en de coördinatie binnen, de Dorpsraad;
Het (laten) uitvoeren van besluiten van de openbare vergadering;
Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
Het nemen van beslissingen bij staking van de stemmen tijdens de vergaderingen;
De zorg voor de juiste toepassing en naleving van het gestelde, in de doelstelling en het huishoudelijk reglement;
Optreden als formeel contactpersoon die de communicatie onderhoudt c.q. als aanspreekpunt fungeert tussen de Dorpsraad en gemeente;
Bevoegdheid tot delegatie van de, in dit artikel opgedragen, taken aan andere daarvoor beschikbare raadsleden.

ARTIKEL 6. Taken en bevoegdheden van de secretaris

Heeft de leiding over de administratieve gang van zaken binnen de Dorpsraad;
Verzorgen van een goede communicatie van de Dorpsraad met personen en instanties hierbuiten;
Het tijdig oproepen voor de, onder artikel 4 genoemde, vergaderingen;
Het op de juiste wijze behandelen en archiveren van inkomende en uitgaande zaken;
Het opstellen van de agenda, in samenspraak met de voorzitter, en het verspreiden daarvan;
Het opstellen van de notulen en het verspreiden daarvan;
Opstellen en presenteren van het jaarverslag tijdens de jaarvergadering.

ARTIKEL 7. Taken en bevoegdheden van de penningmeester

De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van de financiële middelen en de schriftelijke vastlegging van de ontvangsten en uitgaven op een wijze die de volledigheid van de verantwoording van de ontvangsten en de rechtmatigheid van de verantwoording van de uitgaven waarborgt;
De penningmeester doet voorstellen met betrekking tot het financiële beleid van de Dorpsraad ten aanzien van het bestedingsplan. De jaarlijkse subsidie zal zoveel mogelijk worden besteed aan het doel en behoud van de Dorpsraad voor de bewoners en de gemeenschap van Hensbroek-Wogmeer;
Alle uitgaven van de Dorpsraad gaan via de penningmeester door middel van een declaratiesysteem;
Verder verantwoordelijk voor:

het tijdig opmaken van een begroting en financieel verslag t.b.v. de Dorpsraadvergadering;
het verwerken van de subsidieaanvragen en de opvolging daarvan;
het bewaken van vastgestelde budgetten.

ARTIKEL 8. Taken en bevoegdheden van de algemene bestuursleden

De algemene bestuursleden maken deel uit van het bestuur;
De algemene bestuursleden hebben één of meerdere commissies onder hun hoede.

ARTIKEL 9. Commissies (of Werkgroepen / DOE-teams)

Een commissie wordt ingesteld door de Dorpsraad;
Een commissie opereert zelfstandig en onder hun eigen naam;
Men adviseert de Dorpsraad gevraagd en ongevraagd;
Men voorziet de Dorpsraad periodiek van een activiteitenverslag.

ARTIKEL 10. Het huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement kan uitsluitend veranderd worden na een, door het bestuur ter zake genomen, besluit.

Voorstellen tot wijziging van het reglement dienen schriftelijk bij de secretaris te worden ingediend. Ten minste tweederde van het bestuur dient, door het plaatsen van hun handtekening op het voorstel, van hun instemming te geven.

ARTIKEL 11. Overig

Zaken waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, regelt het bestuur.
Het bestuur is bevoegd het huishoudelijk reglement te herzien, maar vaststelling geschiedt door de jaarvergadering

Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van 28 september 2022:

w.g.	w.g.	w.g.
Cris Bakker	Nicole van Stokkum	Terry Zwagerman
Voorzitter	Secretaris	Penningmeester